The Pros and Cons of the Three Basic Inventory Techniques


Inventory is one of the basics of accounting, but it can make or break a business. I have worked at a Retail Store for a couple of years now and have seen firsthand the importance of keeping inventory not only up to date, but correct as well. If the computer says you have one item on-hand, but in reality you have none, the store will lose money for that item in sales. Also, they will be counting that item in their inventory when they actually do not have it in their store. Inventory also applies to items used to make merchandise. For instance, a screw or piece of wood used to make a desk. Inventory is the physical assets that a company has, that can be sold or used to manufacture products for sale. A company’s inventory changes quickly and because of this companies need a method to keep track of the entire inventory that they own when they are working on their accounting records. There are three methods which are used: FIFO, LIFO, and Weighted Average. Each concept is basic in idea, but very different from the others. Also, each one has their own advantages and disadvantages, which can have a completely different impact on the inventory cost and cash flow statements.

The first technique is FIFO, which stands for first-in, first-out. It is used generally when selling a lot of the same item or perishable goods. FIFO is mostly used when the economy is stable, but high inflation can create “inventory profits” which will make the value of the company’s inventory look better. Small companies are usually the ones that take advantage of this because it increases their value for mergers and loans, as well as, increasing their stock value. The main disadvantage of FIFO is that companies will have to pay more taxes due to reporting higher profits on their statements. A lot of companies would rather take the minimal profits to avoid paying out taxes to the government in the end.

LIFO is pretty much the complete opposite of FIFO. It stands for last-in, first-out. Using this method companies will sell the last items purchased in their inventory, which leaves the oldest inventory left over. In FIFO companies are reporting a false profit which will lead to higher taxes. When using LIFO companies are reporting lower profits. This means lower taxes for companies. That is why LIFO is the preferred inventory accounting method by companies. Now I will show you the disadvantages of LIFO. What happens to that older inventory? Most companies never use it and lose money because of it. They can liquidate the merchandise, but then they have to report a higher profit and pay out taxes. Companies would rather have the merchandise sit in the warehouse where it goes to waste. Another disadvantage is that if they do sell the merchandise that has been sitting in the warehouse they will get less in return for it because of rising costs.

The last technique that companies use is Weighted Average. When using this method companies would take the average cost for all units. To further explain, let’s say you had 300 chairs. The cost for the 200 when you acquired them was $20 apiece and 100 of them for $10 apiece. The two costs are different so you would need to find the average to place on the financial sheet. To do this you would do [($20*200)+($10*100)]/300. So, you would list the chair cost at $16.67. Although this process is somewhat easy to calculate, it can still lead to its fair share of mistakes. Also, the average cost may not reflect inflation well. If we use our example again the costs are relatively close. But, if the cost of the chairs suddenly skyrocketed to $50 it is going to throw off the average considerably.

As you can see all of these methods have their advantages and disadvantages which can sway a company’s decision on which to use. They are very important to understand even if you have no desire to understand how a business works because they all affect the merchandise that we see in stores. For example, every time you buy food from a supermarket, that store is probably using the first-in, first-out method to make sure that the food is safe for you to eat. What if that company put that food item out after it was sitting in the stockroom for months? You could get sick and sue the company for selling you food that was out of date. So, keeping track of inventory is a really important task.


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기초적인 3가지 재고방법의 장단점

첫 번째 기법은 FIFO인데, first-in, first-out(선입 선출법)이란 뜻이다. 이 기법은 일반적으로 동일 제품을 다량 판매할 때나 변질성 제품(야채, 생선 등) 판매에 사용된다. FIFO는 주로 경제가 안정적일 때 사용되지만, 높은 인플레이션은 회사의 재고 자산의 값어치를 더 나아 보이게 만드는 “재고 이익”을 만들 수 있다. 소규모 기업들은 주식의 가치 증가뿐 아니라, 합병이나 대출의 경우를 위해서 회사의 가치를 올려야 하기 때문에 이 기법을 주로 활용한다. FIFO의 주요 단점은 기업이 재무 재표상으로는 더 높은 이윤이 기록되기 때문에 세금을 더 많이 내야 한다는 것이다. 많은 회사들이 결국에는 정부에 내는 세금을 피하고자 최소한의 이윤을 택하고 싶어 한다.

LIFO는 FIFO와는 거의 정반대의 기법이다. 이것은 last-in, first-out(후입 선출법)을 의미한다. 이 기법을 사용하면 회사는 가장 최근 구입한 제품을 판매하게 되고, 가장 오래된 재고는 남게 된다. FIFO에서 회사는 세금 인상으로 이어지게 되는 거짓 이익을 보고 하고 있다. LIFO를 사용할 때, 회사는 보다 적은 이윤을 보고하게 된다. 이것은 회사가 보다 적은 세금을 납부하게 된다는 뜻이다. 회사들이 LIFO 를 선호하는 것도 이런 이유 때문이다. 그럼 이번에는 LIFO의 단점을 소개하겠다. 오래된 재고는 어떻게 될까? 대부분의 회사들은 그것을 사용하지도 않고 그로 인해 손실을 보게 된다. 회사가 제품을 정리할 수는 있지만, 그로 인해 이윤이 높게 보고 되고 인상된 세금을 내야만 한다. 회사는 그런 제품들을 차라리 창고에 그냥 쌓아 두는 게 낫다. 또 다른 단점은 만일 창고에 쌓여 있던 제품을 판매할 경우, 비용 상승으로 인해 수익금은 더 적어질 것이다.

회사가 사용하는 마지막 기법은 가중 평균이다. 이 기법을 사용할 경우, 회사는 모든 단위에 대한 평균 비용을 갖게 된다. 더 설명하자면, 당신이 의자 300개를 보유하고 있었다고 하자. 당신이 구매할 때 200개의 가격은 개당 $20이었고 나머지 100개는 $10 이었다. 두 가격이 다르기 때문에 당신이 회계 장부에 기입할 수 있는 평균을 찾아야 한다. 그렇게 하기 위해서 의자 각각의 가격을 모두 합산해서 전체 개수로 나눠 평균 가격을 산출한 것이다[($20*200)+($10*100)]/300. 따라서, 당신은 의자 1개당 가격을 $16.67 로 기록하게 된다. 물론, 이 기법은 계산이 다소 간단하지만, 여전히 실수를 만들 수 있다. 또한, 평균 비용은 인플레이션을 반영하지 않을 수 있다. 위의 보기를 보면, 비용은 상대적으로 비슷하다. 그러나, 의자 비용이 갑자기 $50로 폭등할 경우, 평균과 상당히 멀어지게 된다.

이와 같이 이 모든 기법들은 회사의 결정을 바꿀 수 있는 장점과 단점을 모두 갖고 있다. 비록 당신이 비즈니스가 어떻게 돌아가는지 알고 싶은 마음이 없더라도 이 기법들을 이해하는 것은 매우 중요한 일이다. 왜냐하면 이 기법들은 모두 우리가 매장에서 보는 모든 상품에 영향을 주기 때문이다. 예를 들어, 당신이 슈퍼마켓에서 매번 식료품을 구매할 때, 매장은 식료품을 안전하게 먹을 수 있도록 아마도first-in, first-out(선입 선출법)을 사용하고 있을 것이다. 만일 그 회사가 식료품 재고를 몇 달 동안 창고에 그대로 쌓아둔다면 어떨까? 그런 제품을 먹는 당신은 탈이 날 것이고 당신은 날짜 지난 식료품을 판매한 회사를 고소할 수 있다. 그러므로, 재고 관리는 정말로 중요한 업무인 것이다.