Making decisions is always difficult. It is hard enough when the decision needs to be made by a group of like-minded peers; but the hardest type of decisions to make are those in which there are multiple generations involved in the process. So what do you do? Bringing out the best in the generations impacting your decisions requires four critical approaches to ensure their decision-making involvement stays on track and is focused on moving to a decision outcome that matters.
1. Don’t Assume Everyone Has Enough Insight
Decision making does not get a participation trophy. Just showing up is not enough in today’s fast-paced business environment. Careful consideration of the available decision options is important. Frequently, the assumption is made that everyone at the table has enough insight and information to participate effectively in the process. All too often they don’t.
Make sure your inter-generational team has enough information so they can be more mindful in evaluating your options. Established professionals can get grounded into a black or white point of view that makes them hold fast to historical assessments of potential options. Younger participants can have a limited viewpoint about possible options and consequences. This is not because they are incapable of complex thought; it’s just they often don’t have enough experience to engage in a more nuanced deliberation.
Prepare them for participating in this process. Do they need advance reading material, such as an article about the critical issue you are going to address? Write up a summary of the critical elements of the issue and why a decision needs to be made. Set the stage at the outset by doing a comprehensive presentation at the first decision making meeting. Provide them with clarity about how the decision relates to your organizational business strategies and why this is an area of concern. Don’t assume they understand this; consider this an educational opportunity.
2. Clarify the Parameters
Keeping an inter-generation group focused is a challenge. They will careen from issue to issue unless you frame things up clearly for them. Establish a framework of what must be considered and the boundaries for how far they can go with the decision options. Set limits. If there are budget or staffing limitations, say so.
Make sure to clarify the boundaries of the group’s role in the decision-making process too. Are they the decision maker, serving in an advisory function to others who will decide, or an influencer with critical insight into key decision options? Put this in writing so no one can say later that they misunderstood or did not hear you say there were limits to work within.
It is easy to defer to a group of enthusiastic young professionals, but unless you stay on top of them, they can go way beyond the appropriate parameters. This can result in very treacherous consequences; both in them going too far and in you dampening their enthusiasm for participating again. Have tons of interim check points and keep re-directing the discussion as needed.
3. Manage the Discussion
Don’t abandon your team to work without your involvement. You don’t have to be there for every workgroup conversation, but you still need to manage the discussion. Most importantly, encourage candid dialog. Clarify for everyone the stakes, the resources of information you need, and begin discussing the decision parameters.
Have them walk through the potentials outcomes of the options under consideration. Require them to discuss the pros and cons of each option. Encourage them to ask questions of each other to explore the consequences of the ideas being suggested. Challenge them to ask if there is an element of this option that could be combined with something already reviewed to make a stronger option.
Approach this in a respectful manner. Carefully manage how the group communicates so those with strong voices do not drown out innovative ideas from more introverted participants who may lack confidence in speaking up in the group. If you get each of your participants deeply involved in the discussion, they will develop mutual respect and learn from each other. This enhances inter-generational communication and encourages a more collaborative decision dialog.
4. Manage Expectations
With inter-generational teams, also manage their expectations about how much influence they will ultimately have on the decision-making process. It goes back to the role they play in the decision. Will they get a vote in the decision? Or will they be influencing how you decide? Carefully managing their expectations at the front-end will help manage angst at the back end if you are the final decider and go a different way than they recommend.
Make sure you develop feedback loops and mechanisms for follow-up. You will lose your younger team members if they don’t get periodic follow-up on the decision outcome. If possible, continue to involve the decision team in reviewing the progress of the decision implementation. Then they can help you adjust and adapt your decision strategy based on the evolving outcomes.
Inter-generational groups can provide you with significant ideas beyond options you initially considered. When you can do this effectively with inter-generational teams, they bond more effectively and can learn from each other. They can also find unexpected approaches linking possibilities in powerful, and sometimes unexpected ways that may create amazing results.
Final Thoughts
If you effectively manage your inter-generational decision making efforts, you will create a team dynamic that is powerfully focused on resolving issues. At the same time, they will be building critical thinking skills and learning how to work together for future decision making.
Meet Jill
Jill Johnson is the President and Founder of Johnson Consulting Services, a highly accomplished speaker, an award-winning management consultant, and author of the forthcoming Bold Questions series. Jill helps her clients make critical business decisions and develop market-based strategic plans for turnarounds or growth. Her consulting work has impacted nearly $4 billion worth of decisions. She has a proven track record of dealing with complex business issues and getting results. For more information on Jill Johnson, please visit www.jcs-usa.com.
다세대 구룹에서 결정을 이끌어내기 위한 4가지 방법
결정을 내리는 것은 언제나 어렵습니다. 같은 뜻을 가진 동료들이 함께 결정을 내리는 것 조차도 힘듭니다. 하지만 결정을 내리기 가장 어려운 경우는 여러 세대가 연관된 경우입니다. 이럴 경우에는 어떻게 하나요? 당신의 결정에 영향을 미치는 세대들이 최고의 성과를 내기 위해서는 네 가지 중요한 방법을 통해 모두가 결정을 내리는데 참여하고 실제 중요한 결정을 내리는데 집중하게 해야 합니다.
1. 모두가 충분한 통찰력을 가졌다고 가정하지 마세요
결정을 내리는 것은 단순히 참가한 것만으로 상을 받는 것이 아닙니다. 단순히 출석만 하는 것은 현재 빠르게 변화하는 사업환경을 고려할 때 충분하지 않습니다. 선택 가능한 선택의 옵션들을 자세히 고려하는 것이 중요합니다. 종종, 모든 참여자가 결정 과정에 효과적으로 참여하기 위한 충분한 통찰력과 정보를 가지고 있다고 가정을 하게 됩니다. 많은 경우, 이것은 사실이 아닙니다.
당신의 다세대 팀에 충분한 정보를 제공하여, 그들이 당신의 옵션들을 평가할 때 좀더 신중해질 수 있게 만들어야 합니다. 기성 전문가들은 흑백논리의 시각으로 옵션들을 볼 수 있습니다. 젊은 참여자들은 가능한 옵션과 결과들에 대해 제한된 시야를 가질 수 있습니다. 이는 그들이 진보된 생각을 할 수 없어 서가 아닙니다. 이는 단순히, 그들이 더 섬세한 사고를 할 충분한 경험을 하지 못했기 때문입니다.
이러한 과정에 그들이 참여할 수 있도록 준비시키세요. 그들이 당신이 다룰 중요 내용에 대한 어려운 기사와 같은 어려운 글을 읽어야 하나요? 그 내용의 중요 요소들에 대한 요약과 왜 결정을 내려야 하는지에 대해 글을 작성하세요. 첫 결정 미팅에서부터 총체적인 프레젠테이션으로 시작부터 알맞은 환경을 준비하세요. 그들이 이를 이해할 것이라고 가정하지 마세요. 이를 교육적인 기회로 삼으세요.
2. 조건들을 명확히 하세요
다세대 그룹이 집중을 유지하게 하는 것은 쉽지 않습니다. 당신이 정확한 기본구조를 세우지 않으면 그들은 한 주제에서 다른 주제로 빠르게 넘어갑니다. 고려해야만 할 사항에 대한 기본구조와 어느 결정옵션들이 가능한지 제한을 정하세요. 제한을 두세요. 예산과 스태프에 제한이 있다면, 알려주세요.
결정 과정에서 그룹이 맡은 역할에 대한 제한 또한 명확히 하세요. 그들이 결정자인가요, 결정자에게 조언을 하는 조언자 인가요, 아니면 중요 결정 옵션들에 대한 중요 통찰력을 지닌 영향자 인가요? 이 역할들을 글로 적어, 그들이 나중에 잘못 이해했다 던지, 당신이 제한에 대해 말한 것을 못 들었다고 할 일이 없게 하세요.
열정적인 젊은 전문가들의 의견에 따라가기가 쉽지만, 그들을 관리하지 않으면 그들이 적절한 조건을 벗어날 수 있습니다. 이는 매우 위험한 결과를 불러올 수 있습니다. 그들이 조건을 벗어날 때와 재참여로 그들의 열정을 떨어뜨릴 때 모두 위험한 결과를 불러올 수 있습니다. 많은 중간 확인 시점을 정해, 토론을 재정비 하세요.
3. 토론을 관리하세요
당신없이 그들이 자기끼리 의논하게 하지 마세요. 모든 워크샵 대화를 위해 자리에 있을 필요는 없지만, 그래도 토론을 관리할 필요는 있습니다. 가장 중요하게는 솔직한 대화를 유도하는 것입니다. 모두를 위해 토론의 중대성과 당신이 필요한 정보자원을 명확하게 알려주고, 결정 조건들에 대해 토론을 하세요.
그들에게 고려중인 옵션의 잠재적인 결과를 차근히 따지게 하세요. 각 옵션의 장단점을 토론하도록 하세요. 제안되는 아이디어들의 결과에 대해 서로에게 질문을 하도록 도와주세요. 그들이 이미 리뷰한 옵션에 현재 토론중인 옵션의 한 요소를 추가하여 더 효과적이 옵션을 생각해 볼 수 있도록 하세요.
공손한 태도로 접근하세요. 그룹이 어떻게 소통을 하는지 자세히 관리하여, 그룹앞에서 말하기 수줍어하는 참여자들의 혁신적인 아이디어가 더 자신감 있는 사람들 목소리에 묻히지 않도록 하세요. 만약 당신이 참여자들이 토론에 깊게 관여되게 한다면, 그들은 서로를 향해 존경심을 가지고 서로로부터 배우게 됩니다. 이것이 다세대 소통과 더 협동적인 대화를 만들어 냅니다.
4. 기대 관리
다세대 팀과 함께, 결정과정에 그들이 궁극적으로 얼만큼의 영향을 주게 될지에 대한 그들의 기대를 관리하세요. 이는 그들이 결정과정에 하는 역할에 관련됩니다. 그들이 결정에 있어 투표권을 가질까요? 아니면 그들이 당신이 결정하는 것에 그들이 영향을 줄까요? 처음부터 그들의 기대를 관리하는 것이, 나중에 당신이 최종결정자로써 그들이 조언한 내용과 다른 결정을 내릴 경우 그들의 불만을 관리하는 데 도움을 줄 것입니다.
그들의 피드백 수용과 재확인을 위한 방도를 개발하는 것을 잊지 마세요. 만약 정기적으로 재차 확인을 하지 않는다면, 당신의 젊은 팀 멤버들을 잃게 될 것입니다. 가능하다면, 결정 팀이 결정사항 적용 상황을 리뷰하도록 참여시키세요. 그렇게 함으로써, 변하는 결과에 따라 당신이 결정 전략을 바꾸고 적응할 수 있게 그들이 도와줄 수 있습니다.
다세대 그룹은 당신이 처음에 고려했던 옵션을 넘어서서 주목을 할 만할 아이디어들을 제공할 수 있습니다. 만약 이를 다세대 팀이 효과적으로 할 수 있도록 한다면, 그들은 서로 더 가까워 지고, 서로로부터 배울 수 있습니다. 그들은 또한 놀라운 결과를 만들어 낼 파워풀하고, 가끔은 예측하지 못한 방식으로 가능성들을 연결시켜, 예측하지 못한 접근방법을 발견할 수 도 있습니다.
최종 결론
만약 다세대팀이 결정을 내리기 위한 노력을 효과적으로 관리한다면, 문제 해결에 강력하게 집중하는 팀 환경을 만들 수 있습니다. 동시에, 그들은 비판적인 사고 능력을 키울 것이고, 미래의 결정과정을 위해 더 좋은 협동을 할 수 있는지 배우게 될 것입니다.
Jill Johnson 은 Johnson 컨설팅 서비스의 회장 및 설립자이며, 높은 연혁의 연설가, 어워드위닝 매니지먼트 컨설턴트, 그리고 곧 출간되는 Bold Questions 시리즈의 작가입니다. Jill 은 그녀의 의뢰인이 중요한 사업 결정을 내리고 마켓에 기초한 전략계획을 세우는 것을 도와 성장 및 이윤을 창출하게 합니다. 그녀의 컨설팅 일은 그동안 40억 달러 가치의 결정에 영향을 미쳤습니다. 그녀는 복잡한 사업 문제들을 상대로 결과를 내는 증명된 이력을 가지고 있습니다. Jill Johnson에 대한 더 자세한 정보를 위해서는, www.jcs-usa.com을 방문해 주세요.
