OMG! Office Management Guide:

0
214

Four Keys to Run Your Company with Confidence

 

Statistics seem to be against the likelihood of even half of new businesses staying open to celebrate their 5th anniversary. According to Small Business Trends: – “A bit more than 50 percent of small businesses fail in the first four years.”

This could be troublesome news to anyone with a dream of owning their own business, however, you merely need to read further into the statistics to realize that half of the businesses survived and continued to thrive. It is possible and it absolutely can be profitable to own your own business.

There are four keys to maintaining a successful business. Some require more immediate attention, and others must remain top-of-mind all of the time.

1. Systems – Protocols – Processes These are words that are thrown around often when referring to the function or operation of a business. You often hear “The business isn’t successful because there are no systems in place”; or “Not everyone is following the proper protocols.” Many times when speaking to employees, they state that they didn’t know that there was a protocol in place, or they weren’t trained on the rules.

Your systems determine how you want your business to run. The process is the step to get it done. Creating a system of accountability means that each team member understands what the job is and who is responsible for making it happen. It is recommended that each and every process be written down; it may seem overwhelming, yet it will be so helpful when training a new team member. The final thought on this step is to review your processes often. The world is ever-changing and so is your business.

2. Know Your Numbers – Know Your Business. What does it cost to open your doors? Is your payroll within normal limits for your industry? This may seem like a no- brainer, however: many of the businesses that failed did so because someone else had a better handle on their numbers than the owner.

What numbers are important? The obvious answer is your income and expenses. Looking a bit deeper, make sure you understand what is coming in and what is going out at all times. If there is something suspicious, ask and make sure that you are comfortable with the answer.

3. The Tricky Art of Marketing. The purpose of marketing is to let people know that your doors are open. You have something that they need, that could make life easier, faster, better. It’s not enough to just open your doors and expect the masses will come flooding inside.

What is marketing? To put it simply: – everything is marketing. There is internal and external marketing.

Internal Marketing is customer service and office décor. It is often said that a client or customer loves the store owner but can’t stand dealing with staff, or vice versa. The look of the office from the moment a customer gets out of their car is marketing. Is there trash they have to step over, or might there be a strange odor in the office? An interesting exercise is to walk through the office, with customer’s eyes, from the front door until a customer’s business is typically concluded.

External Marketing is how you tell people about you throughout the community. Ads, Website, Billboards, Facebook, Community Events, etc., are all forms of external marketing. Customer attraction and retention must be a constant focus for the health of a business. You need to be aware of how you are getting your new customers based upon what you are doing and determine the return on investment for everything you do. At the same time, have a method for customers to let you know if their experience in your office did not meet their expectations. This would require a post-visit survey, suggestion box or even a follow up phone call.

4. Communication. We all know how to talk, but do we all know how to communicate? Effective communication is much more than merely transferring information. It is not always easy due to the circumstances. There are two ways to communicate – verbal and written. Each is important and has their place in any business.

Written includes not only formal contracts or return policies, it also offer letters for hiring, performance reviews and counseling memos. Additionally, the written processes mentioned above have a strong value in their ability to thwart any barriers from providing excellent customer service. Anything that is discussed outside of the normal business processes should be documented to protect the business owner and the employee or customer.

Verbal communication with employees can be directives that take place at team meetings. It is through these meetings that the team understands the vision of the business and what the owner expects of their participation as an employee. These team meetings are a fabulous way to review processes, to ensure that everyone is completing tasks the same way. Updates determined as a team are then put into the processes book. This keeps everyone on the same page.

Communications with customers are just as important to document, to avoid a ‘he said – she said’ type of event. If a promise is made, it should be written down.
The number one frustration in most businesses is the lack of communication. This frustration can lead to good employees leaving or poor performance due to not understanding the role.

Owning a business is the dream of so many people, and it can continue to be a dream that is achieved on an on-going basis. It is important to understand where your business stands and that the team in place has the owner’s vision with each ingrained in their actions.

 

 

Meet Janice
Janice Janssen, RDH, CFE, is the co-founder of Global Team Solutions (GTS), business consultant, and highly-regarded professional speaker. Her acumen in the area of office management solutions makes her a real asset to her clients across the country. Janice is the current treasurer of the Academy of Dental Management Consultants (ADMC), and is a Certified Fraud Examiner (CFE). For more information on Janice Janssen, please visit: www.GTSGurus.com.

 

 


 

놀랄 만한 사무실 관리가이드: 자신감

 

통계에 따르면 새로운 비즈니스의 절반이 5주년 기념일을 축하하기도 전에 문을 닫는다고 합니다. Small Business Trends 에 따르면 “50%가 약간 넘는 스몰 비즈니스가 처음 4년 이내에 실패한다.” 라고 한다.

이는 자신 스스로의 비즈니스를 가질 꿈을 꾸는 이들에게 반갑지 않은 소식입니다. 하지만 이 통계를 다시 생각해 보면, 비즈니스의 절반은 살아남아 계속 성장하고 있다는 사실을 알 수 있습니다. 다시 말해서, 자신의 비즈니스 운영은 해 볼만한 하다는 것입니다.

성공적인 사업을 유지하는 데는 4가지 중요요소가 있습니다. 몇몇은 즉각적인 조치를 필요로 하는 것이고, 몇몇 요소들은 항상 염두에 두고 있어야 합니다.

1. 시스템 – 프로토콜– 프로세스 이 단어들은 사업의 운영 및 기능을 거론할 때 자주 등장합니다. “확고한 시스템이 없어서 사업이 성공적이지 않아”, 또는 “적절한 절차를 따르지 않는 이들이 있어.”와 같은 말을 자주 듣게 됩니다. 직원들에게 이야기 할 때면 종종, 그들은 적용되는 프로토콜이 있었는지 몰랐다 던지, 아니면 이 규칙에 대한 훈련을 받지 않았다고 합니다.

당신의 시스템이 당신이 원하는 사업 운영법을 결정합니다. 프로세스는 이를 실행하는 단계입니다. 책임을 강조하는 시스템을 만들면, 각 팀 멤버들이 임무와 그 책임자가 누군지 이해하게 됩니다. 모든 개개의 프로세스들을 종이에 적는 것을 추천합니다. 불가능해 보일 수 있지만, 새로운 팀 멤버를 훈련할 때 매우 도움이 될 것입니다. 마지막으로, 프로세스를 자주 리뷰하는 것입니다. 세계는 계속 변화하고 있고 당신의 사업도 변하고 있습니다.

2. Know Your Numbers – Know Your Business. 사업을 시작하기 위해 얼마가 드나요? 비용이 당신의 산업의 정상 범위안에 있나요? 이는 간단한 질문들 같습니다. 하지만, 많은 실패한 사업들은 누군가가 오너보다 숫자들에 대해 더 잘 알았기 때문입니다.

어떤 숫자들이 중요한가요? 가장 명백한 답은 수입과 지출입니다. 더 자세히 살펴보아, 항상 수입과 지출에 대해 정확히 이해하도록 하세요. 뭔가 의심이 가는 것이 있으면, 질문을 하고, 이에 대한 답변을 수용할 수 있도록 하세요.

3. 기교한 마케팅. 마케팅의 목적은 사람들에게 당신 사업의 존재를 알리는 것입니다. 당신은 그들이 필요한, 그들의 삶을 더 쉽고, 빠르고, 더 풍요롭게 할 수 있는 무언가를 가지고 있습니다. 단순히 문을 열어 대중들이 쏟아져 들어오기를 기대하는 것으로는 부족합니다.

마케팅이란 무엇인가요? 간단히 말해 – 모든 것이 마케팅입니다. 마케팅은 내부 마케팅과 외부 마케팅으로 나누어 집니다.

내부 마케팅은 고객 서비스와 사무실 장식입니다. 종종 고객들은 상점주인을 좋아하지만 직원들은 견디기 힘들다 던지, 아니면 그 반대의 경우인 것입니다. 고객이 고객의 승용차에서 나오는 순간부터 보여지는 사무실의 모습이 마케팅이라고 할 수 있습니다. 고객이 밟고 지나가야 할 쓰레기가 있나요, 아니면 사무실에 이상한 냄새가 나나요? 고객의 눈으로 정문에서부터 고객이 방문 목적을 마치는 시점까지 전체적인 사무실을 훑어보는 것은 흥미로운 연습이 될 수 있습니다.

외부 마케팅은 커뮤니티에 걸쳐 사람들에게 당신을 어떻게 알리냐 하는 것입니다. 광고, 웹사이트, 빌보드, 페이스북, 커뮤니티 이벤트, 등등… 이 모두 외부 마케팅의 한 종류입니다. 사업의 성공여부를 위해 항상 고객의 주목과 관심을 주시하여야 합니다. 어떻게 현재 사업 방식이 새로운 고객들을 끌어오는지 알아 두고, 당신이 하는 모든 행동에 대해 투자/이득의 비율을 따져야 합니다. 동시에, 여러분의 사업장에서의 경험이 기대 이하였을 경우 고객들이 당신에게 이를 알려줄 수 있는 방법을 마련하세요. 이는 방문 후 설문, 제안함, 또는 고객에게 직접 전화하는 방법까지 포함합니다.

4. 소통. 우리 모두 별 문제없이 말을 할 수 있습니다. 하지만 모두가 진정으로 소통하는 법을 알고 있나요? 효과적인 소통은 단순한 정보 전달에서 그치지 않습니다. 상황에 따라 소통이 쉽지 않을 수 있습니다. 소통에는 두 가지 방법이 있습니다 – 말과 글. 이 방법들은 둘 다 중요하고 모든 사업에 사용됩니다.

글은 공식 연락처나 환불 정책만을 포함할 뿐만 아니라, 고용레터, 실적리뷰, 그리고 상담메모까지 포함합니다. 그 외에도, 앞서 언급한 ‘글’들은 훌륭한 고객 서비스 제공을 방해하는 어떤 장애물도 제거할 수 있는 큰 가치를 가지고 있습니다. 정상적인 사업 프로세스를 벗어나서 의논 되는 내용은 문서화 하여 사업주인과 직원, 또는 고객들을 보호해야 합니다.

말은 직원들과 팀 미팅에서 소통 시 지시문으로 사용될 수 있습니다. 이러한 미팅들을 통해 직원들은 사업의 비젼을 이해하고, 오너가 직원들로부터 무엇을 기대하는지 이해하게 됩니다. 이 팀 미팅들을 통해, 손쉽게 직원들이 임무를 같은 방식으로 완수하는지 확인하여 프로세스를 리뷰할 수 있습니다. 팀이 결정한 새로운 사항들은 프로세스 북에 기입될 수 있습니다. 이로 인해 모두가 이 사항들을 숙지할 수 있게 됩니다.

또한, 증명할 수 없는 상황을 피하기 위해, 고객과의 소통을 문서화하는 것도 중요합니다. 만약 누군가 약속을 했다면, 이를 문서로 남겨야 합니다.

사업들 대부분의 최고 골치거리는 소통의 부재입니다. 이 골치거리는 훗날 좋은 직원이 회사를 그만두거나 또는 직원들이 자신의 역할을 이해하지 못해 성과가 떨어지는 상황으로 이어질 수 있습니다.

사업을 소유하는 것은 정말 많은 사람들의 꿈이며, 이는 계속해서 성취되는 꿈으로 이어질 수 있습니다. 당신 사업의 상태를 파악하고, 사업 팀이 주인의 비젼을 가지고 행동을 실천하는 것이 중요합니다.

 

 

Janice Janssen(RDH, CFE)은 Global Team Solutions (GTS)의 공동 설립자이며, 사업 컨설턴트, 그리고 높이 평가받는 전문 스피커입니다. 사무실 관리 해결에 뛰어난 재능을 보이는 그녀는 전국에 걸쳐 있는 그녀의 고객들에게 있어 중요한 자원입니다. Janice는 the Academy of Dental Management Consultants (ADMC)의 현 재무관이며, Certified Fraud Examiner (CFE)입니다. Janice Janssen에 대해 더 알아보려면, 다음을 방문해 주세요: www.GTSGurus.com